Privacyverklaring (korte versie)
Als schoolbestuur willen we helder communiceren over de gegevens die we opslaan en gebruiken van leerlingen en hun ouders. Wij geven hieronder toelichting geven bij de verwerking van die persoonsgegevens.
1 Wie zijn we?
Het schoolbestuur vzw Vrij Katholiek Basisonderwijs Gerdingen, Schoolstraat 58, 3960 Bree is verantwoordelijk voor verwerkingen van persoonsgegevens binnen de Vrije Basisschool Don Bosco Gerdingen.
2 Waarom verwerken we persoonsgegevens?
Als wij jouw gegevens of die van je kind verwerken, dan doen we dit omdat het noodzakelijk is om onze taken en verplichtingen als school te kunnen nakomen.
2.1 Voor onderwijsorganisatie en leerlingenadministratie
Als je kind ingeschreven is in onze school willen we natuurlijk weten wie je kind is, in welke klas of richting het zit, hoe we jou als ouder kunnen contacteren. We houden ook toets- en huiswerkresultaten van je kind bij zodat we je kind in een passende klasgroep kunnen indelen of op het einde van de lagere school beslissen of je kind een getuigschrift of attest krijgt. Andere voorbeelden van gegevens die we verwerken zijn de momenten waarop je kind aan-, of afwezig is op school, de reden waarom je kind afwezig is, of het al dan niet in de middagopvang blijft en welke kosten daaraan verbonden zijn. De school kan oudere leerlingen bijvoorbeeld ook een schooleigen mailadres geven.
Kort gezegd: het zijn de persoonsgegevens die we verwerken, zodanig dat we onderwijs kunnen organiseren en dat we je kind leermiddelen ter beschikking kunnen stellen.
Als school gebruiken wij die gegevens om een aantal wettelijke verplichtingen te kunnen vervullen die terug te vinden zijn in decreet basisonderwijs, maar ook om bijvoorbeeld fiscale attesten voor kinderopvang tijdens het middagtoezicht uit te reiken. Wij hebben de mogelijkheid om je gegevens en die van je kind te verzamelen en te verwerken, omdat jij als ouder een overeenkomst getekend hebt met de school, waardoor je akkoord bent gegaan met het schoolreglement en het opvoedingsproject.
2.2 Voor leerlingenbegeleiding
Als school bieden we kwaliteitsvolle leerlingenbegeleiding aan. We willen je kind ondersteunen en begeleiden in zijn onderwijsloopbaan, zijn psychische en sociale welzijn op school en in zijn studiekeuze. Dat is een van de opdrachten die wettelijk opgelegd worden aan scholen.
Soms worden bepaalde gegevens genoteerd in het leerlingenvolgsysteem (LVS). Het gaat daarbij om gegevens die noodzakelijk zijn om je kind goed te kunnen begeleiden en die van invloed kunnen zijn op allerlei vlakken. Dat kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn hoe we je kind kunnen helpen met lezen, schrijven of rekenen, als het daar problemen mee heeft. Maar het kan ook gaan over de houding van je kind in de klas, een ruzie die je kind maakte met andere leerlingen of omdat je kind gepest wordt op school of omdat het thuis een moeilijke periode doormaakt …
Alleen op verzoek van jou als ouder verwerken wij ook medische gegevens van de leerling. Het gaat dan om gezondheidsgegevens die nodig zijn om vast te stellen welke extra ondersteuning de leerling nodig heeft of om in noodgevallen goed te kunnen handelen.
2.3 Andere
Als de verwerking van persoonsgegevens gebeurt om andere redenen, zal er vaak om uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden. Dat is bijvoorbeeld het geval als we gerichte beelden van je kind willen publiceren op onze website (een gericht beeld zal veeleer een individuele afbeelding zijn of een afbeelding waarvoor één of enkele personen tijdens een groepsactiviteit worden uitgelicht of een afbeelding waarvoor wordt geposeerd zoals de klassieke klasfoto of een individuele foto).
3 Hoe verkrijgen we persoonsgegevens?
De persoonsgegevens verkregen we bij de inschrijving van je kind aan onze school. Een ander deel van de gegevens verzamelen we tijdens de periode dat je kind ingeschreven is op school. Sommige gegevens kunnen we vanuit de vorige school ontvangen, van het Vrij CLB of vanuit het leersteuncentrum waarmee de school samenwerkt. Andere gegevens (zoals de resultaten van de Vlaamse Toetsen), krijgen we dan weer terug vanuit het Agentschap voor onderwijsdiensten.
4 Delen we persoonsgegevens?
Ja, onderwijs maken we niet alleen. Bepaalde persoonsgegevens die jij aan de school bezorgt, worden doorgegeven aan een aantal andere partners met wie we samenwerken. Zo werkt de school samen met Vrij CLB Limburg, afdeling Bree, dat de school extra ondersteunt met de leerlingbegeleiding. Heeft je kind een GC-verslag (verslag gemeenschappelijk curriculum) of een IAC-verslag (verslag individueel aangepast curriculum, dan werken we samen met Leersteuncentrum Limburg Vrij en met het Specifiek Leersteuncentrum Limburg vrij om jouw kind en het lerarenteam extra te ondersteunen.
Verder worden je identificatiegegevens, de aanwezigheden en je behaalde diploma, attest of getuigschrift ook doorgegeven aan het Agentschap voor onderwijsdiensten (AgODi). Zij controleren onder andere of je kind aan de leerplichtwet voldoet en of je kind voldoende op school aanwezig is.
Als je kind onze school verlaat, kunnen we bepaalde gegevens doorgeven aan de nieuwe school. Wil je dat niet, dan kan je als ouder je daartegen verzetten.
Fiscale gegevens (voor het opmaken van fiche voor kinderopvang tijdens de middagpauze) worden aan de FOD-financiën doorgegeven.
Je persoonsgegevens worden binnen vzw Vrij Katholiek Basisonderwijs Gerdingen enkel gedeeld met de medewerkers die deze informatie effectief nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Zij handelen steeds onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
Wij kunnen commerciële derde leveranciers verzoeken om de school te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerdergenoemde doeleinden. Denk daarbij aan toepassingen om leerlingen in de les te ondersteunen, een leerlingenadministratie-, of een leerlingenvolgsysteem. Dat gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van vzw Vrij Katholiek Basisonderwijs Gerdingen. Met deze leveranciers sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.
Wij proberen gebruik te maken van Europese leveranciers, maar als we beroep moeten doen op niet-Europese derden trachten we ervoor te zorgen dat je gegevens buiten Europa even veilig zitten als hier in Europa. Zo sluiten we waar nodig Standaard Contractuele Clausules af met deze partners en proberen we te bijkomende waarborgen te nemen.
5 Hoelang bewaren we persoonsgegevens?
Wij bewaren de gegevens maximaal 2 jaar nadat je de school verlaten hebt. Maar voor sommige gegevens is er een (langere) wettelijke bewaartermijn vastgesteld. Hoe lang we deze gegevens moeten bewaren hangt af van het soort gegeven en kan je nalezen in het document Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten.
6 Welke rechten heb jij als ouder?
Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschik je over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over jouw persoonsgegevens en die van je kind:
- Recht op inzage: je hebt altijd het recht om je persoonsgegevens in te kijken. Als je daarom verzoekt, zullen wij je een kopie bezorgen.
- Recht om je persoonsgegevens te verbeteren: je kan altijd foutieve, onvolledige of verouderde persoonsgegevens laten verbeteren of verwijderen.
- Recht om je toestemming in te trekken: je kan op elk ogenblik beslissen om je gegeven toestemming in te trekken.
- Recht op bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
- Recht op verwijdering van je gegevens mocht blijken dat we ze onrechtmatig verwerken.
- Recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
7 Contacteren?
Wil jij je rechten uitoefenen kan je binnen de school het aanspreekpunt informatieveiligheid contacteren. Je kan dat doen op volgend mailadres: privacy@donbosco-gerdingen.be.
Daarnaast doen we beroep op de Data Protection Officer (DPO) Katholiek onderwijs Vlaanderen (DPO@katholiekonderwijs.vlaanderen). Vermeld wel steeds het instellingsnummer van de school 015412 als je contact opneemt met de DPO.
De volledige versie van de privacyverklaring vind je hieronder bij de downloads.